Nutzungsinformation: Zielgruppen, Erstellung und wichtige Prinzipien für mehr Informationsqualität

Zur Analyse und Planung gehören unter anderem:

• Zielgruppenanalyse
• Medienauswahl
• Risikomanagement
• Prüfung und Erfüllung rechtlicher Anforderungen

Beispiel für eine Zielgruppenanalyse:

Neue Autos verfügen häufig über integrierte Displays, mit denen Funktionen gesteuert und auf denen die Nutzungsinformation angezeigt werden kann. Die Evaluation eines deutschen Automobilherstellers ergab beispielsweise, dass die Akzeptanz einer digital bereitgestellten Betriebsanleitung von Land zu Land unterschiedlich und in China dabei am höchsten war. Gleichwohl können auch viele weitere Faktoren eine Rolle spielen.

Einbeziehung der Technischen Redaktion beim Risikomanagement:

Eine Kernaussage der Norm ist, dass die Nutzungsinformation die sichere Nutzung und die sichere Instandhaltung eines unterstützten Produkts fördern muss. Eine Nutzungsinformation soll aber keine konstruktiven Mängel oder fehlenden Sicherheitssysteme kompensieren.

Auf den Punkt gebracht: Konstruktion vor Instruktion!

Die Norm postuliert aus diesem Grund, dass die Technische Redaktion im Prozess der Risikobeurteilung einbezogen werden sollte, um die Grenzen einer Nutzungsinformation anzuzeigen und auf ein inhärent sicher konstruiertes Produkt hinzuwirken. Dieses Postulat wird in vielen Branchen leider noch nicht gelebt und die Technische Redaktion erst am Ende des Produktentwicklungsprozesses einbezogen.

Die Norm empfiehlt einen sogenannten „Styleguide“ einzuführen. Im Styleguide sind Regeln, wie Schreibstil, einheitlich zu verwendender Terminologie, Ansprache der Zielgruppe, Seitenlayouts, zu nutzender Schriftarten und Größen, aber auch eine Struktur für Sicherheits- und Warnhinweise, festzulegen.

Dieser Schritt umfasst die Einbindung in den Produktions- bzw. Auslieferungsprozess, die Vorbereitung, Vervielfältigung und die Verpackung und/oder die Bereitstellung von physischen Medien oder elektronischen Versionen.

Die Nutzungsinformation liefert die notwendigen Informationen für den sicheren, effektiven und effizienten Gebrauch eines Produkts über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg. Zur Erhaltung und Verbesserung der Nutzungsinformation muss diese in regelmäßigen Abständen überprüft und upgedated werden.

Beispiel:

Die Hausgeräte GmbH bringt eine Kaffeemaschine auf den Markt. Nach einiger Zeit erhält der Kundensupport vermehrt das Feedback, dass bei der Bedienung ein unerwarteter Fehler auftritt, der auf einen bei der Reinigung nicht ordnungsgemäß durchgeführten Handlungsschritt zurückzuführen ist.

Der Informationsmanagementprozess soll nun sicherstellen, dass das Kundenfeedback nicht nur aufgenommen und weitergeleitet wird, sondern die Nutzungsinformation zum Produkt auch noch einmal überarbeitet wird.

Grundsätzlich gilt: Das Produkt und die Nutzungsinformation gehören zusammen und die Nutzungsinformation muss auf das Produkt abgestimmt sein! Deshalb ist es wichtig, Technische Redakteure frühzeitig in den Entwicklungs- und Anpassungsprozess einzubinden.

Das Erstellen einer Nutzungsinformation obliegt dem Anbieter.

Eine Nutzungsinformation muss alle Informationen enthalten, die die Produktsicherheit, -effektivität und -effizienz betreffen.

DIN EN IEC/IEEE 82079-1 gibt Hinweise für eine korrekte und sinnvolle Struktur, ohne aber eine strikte Reihenfolge festzulegen. Für die Zielgruppe kann so eine optimale Lösung gestaltet werden. Für Anbieter ist es beispielsweise möglich, Nutzungsinformation in der Reihenfolge der Anwendungsschritte, dem Produktlebenszyklus oder den Produktfunktionen bzw. aufzubauen.

Eine Ausnahme bilden sicherheitsrelevante Informationen: Hier regelt die Norm genau, wo diese stehen müssen, wie sie aufgebaut sein müssen und welche Informationen sie mindestens enthalten müssen.

Im Gegensatz zu DIN EN IEC/IEEE 82079-1 legt DIN ISO 20607 für bestimmte Produktgruppen im Maschinenbau eine klar definierte Struktur für den Aufbau einer Nutzungsinformation fest.

Das Erstellen einer Nutzungsinformation ist immer dann erforderlich, wenn durch die bestimmungsgemäße Produktnutzung irgendeine Art von Gefahr entstehen könnte. Rechtlich betrachtet ist eine Nutzungsinformation ein Teil des Produktes.

Die Norm gibt an, dass eine Nutzungsinformation in der Sprache bereitgestellt werden muss, die rechtlich in dem Land gefordert ist, in dem das Produkt abgesetzt wird. In der Regel handelt es sich um die jeweilige Landessprache(n).