Elektrowerkzeuge liegen auf einer Gebrauchsanweisung

Yeamake / stock.adobe.com

11.08.2021 Fachinformation

Nutzungsinformation: DIN EN IEC/IEEE 82079-1 als Grundlage für die technische Dokumentation

DIN EN IEC/IEEE 82079-1 dient insbesondere für Technische Redakteure als Grundlage, wenn es darum geht, eine Nutzungsinformation zu erstellen. Die zweite Edition dieser Norm bringt einige Änderungen mit sich – die offensichtlichste: Der Begriff „Gebrauchsanleitung“ wurde ersetzt.

Dieser Artikel ist Teil unserer Serie zur „Nutzungsinformation nach DIN EN IEC/IEEE 82079-1“.

Die zweite Edition der Norm DIN EN IEC/IEEE 82079-1 ist die wichtigste Norm für die Technische Kommunikation. Sie wurde in der Joint Working Group 16 von IEC/TC 3 und ISO/TC 10/SC 1 in Zusammenarbeit mit IEEE erstellt.

Bei DIN EN IEC/IEEE 82079-1 handelt es sich um einen Multipart-Standard. Das heißt, weitere Teile der Norm sind geplant. Diese tragen immer die federführende Normungsorganisation, aus der das Projekt eingebracht worden ist, im Namen. IEC war bei der Erarbeitung von Teil 1 federführend.

Der Anwendungsbereich der Norm ist die Erstellung von Nutzungsinformationen für Produkte.

DIN EN IEC/IEEE 82079-1 regelt sowohl Anforderungen an die Nutzungsinformation als auch an den Informationsmanagementprozess. Die Nutzungsinformation versorgt den Nutzer mit den notwendigen Informationen für den sicheren, effektiven und effizienten Gebrauch eines Produkts über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg – und somit vom Aufbau beziehungsweise der Inbetriebnahme über die Wartung und Reparatur bis hin zu Recycling und Abfallbeseitigung.

Verantwortlich für die Bereitstellung dieser Nutzungsinformation ist der Anbieter.

Horizontalnorm DIN EN IEC/IEEE 82079-1

| TEKOM

Die Norm gilt für alle Arten von Produkten. Im Anwendungsbereich der Vorversion stand treffend „von der Dose Farbe bis zu großen oder sehr komplexen Produkten, wie z. B. großen Industriemaschinen, schlüsselfertigen Anlagen oder Gebäuden“. Fälschlicherweise wird immer wieder angenommen, dass die Norm ursprünglich aus dem Verbraucherbereich stammt. Das ist aber nicht korrekt. Vielmehr kam die Initiative von einigen Expert*innen aus dem Bereich Anlagenbau. Die Norm gilt für

Industrieprodukte
Verbraucherprodukte
Anwendungssoftware
komplexe Systemverbunde
technische Dienstleistungen
medizinische Geräte, Ausrüstungen oder Systeme
Transportmittel wie zum Beispiel Pkws oder auch Flugzeuge
Software für den Betrieb und die automatische Steuerung von Systemen

Weil die Norm für so viele Produkte anwendbar ist, hat IEC ihr den Status einer Horizontalnorm gegeben.

Gut zu wissen: Was ist eine Horizontalnorm?

Eine Horizontalnorm beschreibt grundlegende Prinzipien, Konzepte und die Terminologie, aber auch technische Spezifikationen, die nicht nur für einen bestimmten Bereich oder ein bestimmtes Produkt gelten, sondern branchenübergreifend gelten.
Normungsgremien greifen auf Horizontalnormen zurück, um ein konsistentes Normenwerk sicherzustellen. Neue Produktnormen referenzieren in dem Fall auf die jeweilige Horizontalnorm und beschreiben lediglich noch die produktspezifischen Besonderheiten.

„Nutzungsinformation“ ersetzt den Begriff „Gebrauchsanleitung“

Die zweite Edition von DIN EN IEC/IEEEE 82079-1 hat viele Änderungen hervorgebracht. Die Änderung, die auf den ersten Blick ins Auge fällt, ist der neue Titel der Norm, der nicht mehr von „Instructions for use“, sondern von „Information for use“ spricht.

Der Begriff „Information for use“ / „Nutzungsinformation“ wurde mit der zweiten Edition der Norm neu eingeführt und ersetzt den bisher verwendeten Begriff „Instructions for use“ / „Gebrauchsanleitung“. Hintergrund dieser Neuerung ist, dass der bislang im englischsprachigen Raum verwendete Begriff „Instructions for use“ schon immer zu eng gefasst war.

Der Inhalt einer Nutzungsinformation basiert auf drei „Informationstypen“ und nicht ausschließlich auf anleitenden Informationen, wie es „Instructions for use“ nahelegt. Die folgenden drei Informationstypen bilden die Grundlage für eine Nutzungsinformation:

Anleitende Informationen (en: instructional information): Das sind Verfahrensweisen, die von der Zielgruppe durchzuführen sind, beispielsweise Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Warnhinweise.
Erklärende Informationen (en: conceptual information): Informationen, die es der Zielgruppe ermöglichen, Aufgaben zu erfüllen, indem sie Zweck und Funktionsprinzipien des Produkts erklären, beispielsweise Sicherheitshinweise bzw. das Sicherheitskapitel.
Referenzielle Informationen (reference information): Informationen, die die Zielgruppe nur gelegentlich benötigt, beispielsweise Troubleshooting Informationen, bestimmte Befehle oder Codes.

Im Deutschen kommt noch ein weiterer terminologischer Aspekt hinzu, denn es gibt je nach Branche oder Unternehmen sehr unterschiedliche Benennungen, die auch mit den Europäischen CE-Richtlinien zusammenhängen:

Im Maschinenbau sprechen wir häufig von Betriebsanleitungen
In der Medizintechnik sprechen wir häufig von Gebrauchsanweisungen
Im Verbraucherbereich sprechen wir häufig von Gebrauchsanleitungen

Das neue Konzept der „Nutzungsinformation“ und der Anwendungsbereich der Norm DIN EN IEC/IEEE 82079-1 zeigen: Es werden branchenübergreifend alle Produktarten berücksichtigt. Die Überarbeitung der Norm erstreckt sich über das neue Konzept „Nutzungsinformation“ hinaus auch auf folgende Aspekte:

Neue Strukturierung der Norm
Neuer Abschnitt zum Informationsmanagementprozess
Neuer Abschnitt zur Struktur einer Nutzungsinformation
Neuer Abschnitt zu Medien und Format einer Nutzungsinformation
Neuer Abschnitt zu beruflichen Kompetenzen technischer Redakteure

Konzept der Nutzungsinformation

| TEKOM

Anforderungen an eine Nutzungsinformation

DIN EN IEC/IEEE 82079-1 beschreibt grundlegende und spezifische Anforderungen an eine Nutzungsinformation und den Informationsmanagementprozess. Dazu gehören unter anderem Anforderungen an den Inhalt und die Struktur einer Nutzungsinformation:

Ab welcher Seitenzahl ist ein Inhaltsverzeichnis erforderlich?
Ab welcher Seitenzahl ist eine Seitennummerierung erforderlich?
Wann ist für Illustrationen eine Auflösung von 72 oder 300 DPI anzuwenden?
Wie werden Sicherheits- und Warnhinweise korrekt aufgebaut, wo werden sie platziert und welchen Mindestinhalt müssen sie haben?
Wie werden Schritt-für-Schritt-Anleitungen aufgebaut?

Technische Redakteure finden in der Norm alle relevanten Anforderungen, um eine Nutzungsinformation bestmöglich schreiben zu können.

Von analog zu digital: Nutzungsinformation in elektronischer Form

Früher war es vollkommen normal, einem Produkt die Nutzungsinformation in gedruckter Form beizulegen. Im Zuge des digitalen Wandels der vergangenen Jahrzehnte hat die Papierform jedoch immer weiter abgenommen.

Nach einer Umfrage der Gesellschaft für Technische Kommunikation - tekom Deutschland e.V. wurde in Softwareunternehmen bereits im Jahr 2015 sehr viel weniger Printdokumentation erzeugt als in Industrieunternehmen. Die Umfrage ergab, dass bei der Hälfte der befragten Industrieunternehmen der Anteil an Printdokumentationen 75 Prozent und mehr vom Gesamtdokumentationsumfang ausmachte. Hingegen lag der Printanteil bei der Mehrheit der befragten Softwareunternehmen schon unter 25 Prozent gemessen am Gesamtdokumentationsumfang.

DIN EN IEC/IEEE 82079-1 trifft keine rechtliche Aussage über die Zulässigkeit der Bereitstellung einer Nutzungsinformation in digitaler Form. Anbieter müssen dies im jeweils im Einzelfall prüfen. Dafür gibt die Norm jedoch zahlreiche Hilfestellungen zum „Wie“ der Umsetzung.

Der Anbieter muss die Medien und die Darstellung der Nutzungsinformation nach der Art seiner Zielgruppe(n) und auf Grundlage ihrer Bedarfe festlegen. Folgende Kriterien spielen hierfür eine Rolle:

Lebensdauer des Produkts
Haltbarkeit der gewählten Medien
Verfügbarkeit des Mediums (z. B. ein Produkt, das nicht in Betrieb ist)
einfacher Zugang zur Nutzungsinformation für die Zielgruppe
konkrete Eignung des Mediums für das unterstützte Produkt

Die Norm gibt exemplarisch eine Reihe von Kriterien vor, welche bei der Entscheidung für ein konkretes Medium (Papierform oder elektronische Form) hilfreich sein können. Im Fokus der Überlegungen stehen hierbei immer der konkrete Usecase und die Zielgruppe. Die folgende Tabelle verdeutlich dies anhand einiger Beispiele.

Nutzungsbedingungen des unterstützten Produkts	Ungeeignete Medien für die zugehörige Nutzungsinformation
Schlechte Lichtverhältnisse	Unbeleuchteter Text (Papier, elektronische Tinte)
Laute Umgebung, Gehörschutz	Gesprochene Sprache
Nässe, Feuchte, Reinraumbedingungen	Papier

Quelle: DIN EN IEC/IEEEE 82079-1

Beispiel: Individualisierte Bereitstellung

In einem Wohnhaus fällt die Heizungsanlage aus. Der Heizungsinstallateur erkennt das Problem, ist aber aufgrund der hohen Komplexität der modernen Anlage auf weitere Informationen angewiesen. In diesem Fall bietet es sich an, die Nutzungsinformation in elektronischer Form bereitzustellen, die der Installateur über sein Tablet abruft.

Hier greift ein weiteres Ziel der Norm, das in einem Abschnitt beschrieben wird: die individualisierte Bereitstellung einer Nutzungsinformation für konkrete Situationen. Das bedeutet, der Heizungsinstallateur erhält zunächst nur die spezifischen Informationen, die er für die Wartung der Heizungsanlage auch benötigt. Das können beispielsweise eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, Warn- und Sicherheitshinweise und die erforderlichen Hilfsmittel/Werkzeuge sein.

Dieses Beispiel verdeutlicht die Entwicklung hin zu spezifischen Informationen und weg von einem vollumfänglichen Dokument.

Artikelserie: Nutzungsinformation nach DIN EN IEC/IEEE 82079-1

Interessiert an weiteren Inhalten zu Core Safety?

Fokusbild Core Safety & Information Technologies

Core Safety & Information Technologies umschließt alle Aspekte der Sicherheit: grundlegende Sicherheitsanforderungen, funktionale Sicherheit, Informationssicherheit sowie deren Wechselwirkungen. Außerdem befasst sich Core Safety mit wichtigen Querschnittsthemen und definiert grundlegende Anforderungen die allgemein einzuhalten sind – zum Beispiel für Elektromagnetische Verträglichkeit, Umwelt- und Ressourceneffizienz, Schadstoffe, Größen, Einheiten und Kennzeichnungen. Weitere Inhalte zu diesem Fachgebiet finden Sie im

DKE Arbeitsfeld Core Safety & Information Technologies